Uitwisseling van persoonsgegevens
via een beveiligd web portal
Nu de wet- en regelgeving Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) sinds 25 mei 2018 haar intrede heeft gedaan zijn de regels met betrekking tot het uitwisselen, beheren en verwerken van deze gegevens aangescherpt. Dit wil overigens niet zeggen dat de AVG alles verbiedt maar juist een integere en behoorlijke wijze met het omgaan van persoonsgegevens bevordert.
Zolang men zich aan de regels en de vereisten die de AVG stelt houdt, kunnen persoonsgegevens op een normale manier uitgewisseld, beheerd en verwerkt worden. Hierbij is echter wel een duidelijke verslaglegging en rapportages vereist.
Doordat DMDR reeds gecertificeerd is conform ISO 27001 en genormeerd is volgens NEN 7510, wordt er regelmatig via audits gecontroleerd of de bedrijfsprocessen en de daarbij horende werkzaamheden veilig, adequaat, vertrouwelijk en zorgvuldig door DMDR en haar medewerkers worden uitgevoerd. DMDR heeft dus alle passende en organisatorische maatregelen genomen en voldoet dus dan ook niet alleen aan ISO en NEN doch ook aan de aangescherpte AVG-wetgeving. Alle opdrachten die al dan niet persoonsgegevens bevatten moeten worden aangeboden via het beveiligde web portal portal.dmdr.nl.
Bij overdracht van uw bestanden via SecuDoc en/of Zivver dient u een verwerkersovereenkomst aan te gaan conform AVG-richtlijnen. Mocht u reeds een verwerkersovereenkomst met DMDR te hebben aangegaan dan behoeft u dit niet nogmaals te doen.
Op het moment dat DMDR de bestanden via het web portal ontvangt bevinden de bestanden zich in onze beveiligde en afgeschermde ICT-omgeving. Tijdens de behandeling van de opdrachten worden de persoonsgegevens verwerkt en uitgeprint. Na het printen worden de brieven direct machinaal in enveloppen gestoken en dichtgeplakt. Nadat de envelop is dichtgeplakt valt deze onder de postwet en het daarin genoemde briefgeheim, zodat het voor onbevoegden verboden is om poststukken te openen en te lezen zonder de toestemming aan wie de post gericht is.
Al met al zorgt DMDR er voor dat u als opdrachtgever kunt vertrouwen op de aangeboden dienstverlening en u ontzorgt met betrekking op de AVG-wetgeving. DMDR heeft een Security & Privacy Officer en een Functionaris gegevensbescherming aangesteld. U kunt hierover altijd contact opnemen met Dhr. M. Baars via 078 – 631 89 19.
DMDR heeft een Privacy Reglement opgesteld. Deze kunt u vinden op downloads.dmdr.nl. U vindt daar ook andere belangrijke documenten.